江蘇省企業知識產權貫標績效評價之文件審核
在江蘇省企業知識產權貫標績效評價的流程中，文件審核是一個關鍵的環節。這一階段，評價專家將對企業提交的貫標績效評價材料進行深入分析和細致審核。文件審核不僅關注材料的完整性，更側重于評估企業知識產權管理體系的實際運行效果和績效表現。通過對文件內容的嚴格審查，評價團隊能夠對企業知識產權管理的規范性、有效性進行全面評估，為最終的績效評價結果提供科學依據。
企業提出貫標績效評價申請并通過形式審查的，由知識產權管理部門委托的績效評價機構進行文件審核。文件審核不賦分值，通過文件審核的企業才能進入現場審核階段。
文件審核是對企業貫標情況的書面審核。績效評價機構通過文件審核全面了解企業貫標概況，特別是知識產權管理體系建設情況，為后期開展現場審核做準備。
一、文件審核材料清單
(一)知識產權方針及目標;
(二)企業建立知識產權合規管理體系的成文信息，包括知識產權手冊、標準文件要求創建并保持的其他成文信息;
(三)企業運行知識產權合規管理體系的記錄;
(四)內部審核記錄;
(五)管理評審記錄;
(六)知識產權合規管理體系改進記錄。
二、文件審核內容和標準
(一)企業知識產權方針及目標。
1.知識產權方針可以表現為企業知識產權戰略、規劃、計劃等形式，與企業戰略方向保持一致，與企業經營發展水平相適應，符合企業知識產權合規義務要求。
2.知識產權目標可包含長期目標、年度目標、部門目標等，應根據企業實際情況制定，與知識產權方針保持一致，并發放至相關責任部門。
(二)企業建立、運行知識產權合規管理體系的成文信息。
成文信息可以以制度、文件、規范、規定、流程等形式體現。成文信息應按照標準文件和企業管理需求，明確控制過程和控制要求，便于理解和操作。成文信息應通過標識、編號等方式進行管理，易于識別、取用、閱讀和保護，防止信息泄密、不當使用和文件受損。
1.知識產權手冊。手冊應明確企業知識產權合規管理體系的范圍。手冊中需明確知識產權機構設置、職責和權限，以及知識產權合規管理體系過程之間的相互關系，且表述清晰。
2.關于信息資源的成文信息。明確信息資源收集的方式和渠道，具體收集的信息類型，信息的篩選、加工和利用方式。明確知識產權信息檢索、分析和利用的場景，建立專利導航工作機制，并做好數據的及時更新。建立或計劃建立知識產權信息數據庫的企業，明確數據庫使用要求，關注并監督數據庫的維護和更新。
3.關于知識產權獲取的成文信息。企業應根據知識產權目標制定知識產權的獲取計劃，明確通過自主創新、合作開發、許可或受讓等方式獲取知識產權。知識產權獲取的數量與類型應與企業現狀、經營和發展需求相適應。通過受讓等途徑獲取知識產權，應在受讓前調查確認相關知識產權的有效性和穩定性。企業獲取知識產權過程中的相關資料應保留并管理。企業需采取相應的措施以避免：非正常專利申請，不以使用為目的的商標惡意注冊，不正當獲取他人商業秘密，歪曲、篡改、剽竊他人作品以及非法獲取知識產權的情形。具體明確專利、商標、商業秘密、著作權及其他類型知識產權的獲取過程控制要求。
4.關于知識產權維護的成文信息。明確企業知識產權日常維護要求，建立知識產權分類管理檔案，包括知識產權類別、權利人、有效期、使用情況等信息，定期對知識產權進行維護和評估，根據評估結果對知識產權權屬變更或放棄，保存并管理知識產權維護的相關記錄。對于有條件的企業，宜進行知識產權相關會計信息披露，建立知識產權會計核算檔案，定期對知識產權的成本和產出效益進行核算，對知識產權進行分級管理。
5.關于知識產權實施和使用的成文信息。根據企業現狀，制定促進知識產權實施和使用的辦法，明確知識產權實施和使用的管理要求，建立知識產權實施和使用的管理過程，監控知識產權的合規實施和使用。對于已經實施和使用的知識產權，評估知識產權對產品、企業的貢獻，促進知識產權的實施和使用。被許可實施和使用知識產權時，合同等文件中應標注清楚許可實施的類型，在相應的范圍內進行實施。有條件的企業可以開展專利產品備案。
6.關于知識產權許可和轉讓的成文信息。知識產權許可和轉讓前，根據企業知識產權情況，制定許可或轉讓方案，開展知識產權評估，權衡許可和轉讓的利弊，并履行相關審查、備案或登記程序。國有企業轉讓時，應遵循國有資產管理規定。
7.關于企業知識產權風險管理的成文信息。梳理企業運營過程中可能涉及的知識產權風險，采取措施，避免或降低侵犯他人的知識產權風險。定期監控可能涉及他人知識產權的狀況，針對可能發生的糾紛，結合企業實際提出防范及應對措施。將知識產權納入企業風險管理范圍，通過對知識產權風險的識別、分析和監測，進行風險辨別、風險分析和評估，降低風險發生率。明確保密管理中涉密人員、載體、區域、信息和設備的管理要求，做好商業秘密的管理。產品、ā術等對外披露前，開展知識產權合規和保密審查，并留存記錄。
8.關于企業知識產權爭議處理的成文信息。做好產品和服務的侵權監控，確保能及時發現和監控知識產權被侵權情況，根據企業管理實際情況，評估被侵權損失，提出應對方案。通過評估，分析利弊，明確協商、調解、訴訟、仲裁等適宜的爭議解決方式，保護企業知識產權。
9.確保知識產權合規管理體系有效性所需的其他成文信息。符合《企業知識產權合規管理體系 要求》7.5.3、7.5.4 相關成文信息的創建、更新和控制要求。
(三)企業內部審查審核記錄。
企業知識產權合規審查記錄、內部審核記錄、管理評審記錄。各類審查審核工作按照企業運行標準的要求開展，記錄清晰記載各類審查工作開展的過程，日期精確，有相關責任人簽字。
(四)糾正措施及結果記錄。
企業在內部審查審核時，發現存在不合規事項的，應采取有效整改措施，并保留完整的整改記錄。
三、文件審核結果的處理
(一)審核通過。經審核符合標準要求的，通過文件審核，由績效評價機構向企業發放《績效評價文件審核報告表》(以下簡稱“文審報告”)，并抄送設區市知識產權局。
(二)通知整改。績效評價機構認為企業相關文件材料、審查審核記錄不符合標準要求的，向企業發放文審報告，企業按要求進行整改：
1. 文件未完全覆蓋標準內容，或部分內容不符合企業管理實際需求，企業按照要求進行整改。
2. 企業未開展內部審查審核或審查審核后未有效整改的，需在 1 個月內重新開展審查審核或繼續整改，整改后補充提交相關記錄;
經整改符合標準要求的，文件審核通過。
(三)不予通過。經文件審核，績效評價機構認為企業知識產權合規管理存在不可克服的重大缺陷，或經 3 次整改后仍不符合合規管理要求，文件審核不予通過，由績效評價機構告知企業不予通過的理由。文件材料未通過審核的，不予進行現場審核。企業需整改并運行 3個月后，才可再次提交申請。
